SIMATREN, Sistem Informasi Pesantren

Selamat siang sahabat Oim, sudah cukup lama saya tidak update informasi, maklum saja di dunia nyata cukup banyak pekerjaan dan kewajiban, terlebih lagi ada beberapa project yang harus segera diselesaikan.

Salah satu project yang baru rampung dan sudah bisa dilaunching adalah SIMATREN. Penasaran bukan? apa itu SIMATREN?

Banyak sekali fitur unggulan yang ada dalam sebuah sistem ini, layaknya sebuah sistem informasi lembaga pendidikan lainnya, SIMATREN juga menghadirkan ragam fitur unggulan. Semakin penasaran?

Secara garis besar, fungsi utama dari SIMATREN sendiri adalah pendataan, mulai dari personil Pondok Pesantren, meliputi Santri, Pengurus, Alumni dan lain sebagainya.

Selain itu, terdapat juga pendataan kamar, kelas, hingga pelajaran, yang mana banyak pesantren yang kurang perhatian terhadap bidang tersebut.

Sudah bisa dibayangkan apa akibatnya, saat managemen pesantren diabaikan, maka bisa dipastikan adminstrasinya kurang baik.

Disisi lain, banyak pula pesantren yang kurang mampu mendata, terlebih mengelola dan mengembangkan keuangan.

Misalnya, pada satu sistem keuangan kas, mulai dari pemasukan atau debet, pengeluaran atau kredit, hingga pelaporan tahunan.

Sehingga kehadiran SIMATREN ini, diharapkan mampu memberikan sumbangsih demi kemajuan lembaga pondok pesantren.

Untuk lebih jelasnya mengenai SIMATREN, berikut ini saya uraikan lebih detail.

APA ITU SIMATREN?

SIMATREN adalah singkatan dari Sistem Informasi Pesantren, yakni sebuah sistem berbasis website untuk menunjang dan membantu pengelolaan pesantren, khususnya dibidang pendataan, keuangan, akademik dan lain sebagainya.

 

APA SAJA FITUR SIMATREN?

Sebagai sistem informasi lembaga pendidikan berbasis website, tentunya SIMATREN memiliki bebera fitur, yaitu :

Bidang Pendataan Personil

• Tahun Ajaran, dengan fitur ini, pengelola pesantren bisa mengetahui tahun angkatan santri
• Data Santri, proses inputing yang mudah memungkinkan pihak pesantren untuk mendata profil santri, mulai dari nama, alamat tanggal lahir, hingga username dan password [yang diperlukan saat login sebagai santri]
• Data Pengurus. Data pengurus diambilkan dari data santri yang terlebih dahulu sudah dimasukkan. Data pengurus ini, berkisar pada Admin utama, Bendahara Satu dan Bendahara Dua
• Data Alumni, Para alumni Pondok Pesantran juga bisa didata secara baik dengan fitur ini.
• Data Wali Santri, Wali santri juga terdata dengan baik, dan memungkinkannya untuk login,guna melihat laporan putra-putrinya yang sedang mondok.

Bidang Akademik

• Data Departemen, Pondok Pesantren yang menggunakan SIMATREN bisa dengan mudah membuat departemen-departemen yang diinginkan, misalnya departemen pendidikan, departemen ubudiyah, departemen hunian santri dan lain sebagainya.
• Data  Sub Departemen, Sub departemen yang dimaksud di sini adalah bagian tersendiri dibawah departemen, misalnya Departemen Pendidikan, memiliki sub Kursus Bahasa Arab, Kursus Ilmu Nahwu dan lain sebagainya.
• Data Kelas dan Kamar, Dari runtutan sub departemen diatas, selanjutnya bisa di klasifikasi lagi berdasarkan kelas ataupun nama ruangan atau kamar
• Data Pelajaran dan Nilai. terdapat pula proses pembuatan mata pelajaran dan input nilai yang nantinya akan disesuaikan dengan tahun ajaran.

Bidang Keuangan

• Data Rekening Keuangan, sebagai buku besar keuangan sebagai acuan
• Data tagihan, Bendahara pesantren juga bisa membuat tagihan bulanan ataupun tahunan, yang mana bulan disini mengikuti bulan hijriyah.
• Data Deposit. Deposit yang dimaksud adalah penitipan uang. Dengan fitur ini, pesantren bisa membuat jasa penitipan uang bagi santri, hal ini bisa dijadikan usaha meminimalisir sikap boros santri ataupun kehilangan
• Data Tabungan Santri.Pesantren juga bisa mengajarkan santri agar terbiasa menabung. Maka dengan fitur tabungan santri ini, pengelola pesanten bisa membuatkan akun nasabah tersendiri bagi santri mereka.

Sistem Login User

• Login Admin, Admin memiliki jangkaun pengelolaan secara umum, dan akses yang cukup luas.
• Login Pengurus Bendahara Satu, khusus bagi bendahara yang memiliki kebijakan dalam memberikan tagihan santri, pembuatan akun nasabah deposit dan tabungan, serta yang berhak untuk mendata pemasukan dan pengeluaran pesantren.
• Login Pengurus Bendahara Dua, bendahara dua sengaja dibedakan dengan bendahara satu, khusus bendahara dua ini, memiliki tugas untuk proses transaksi pembayaran tagihan dan tunggakan, serta proses penarikan uang deposit / penitipan dan uang tabungan.
• Login Santri/ Wali Santri, Wali santri dan santri diberi akses khusus untuk login, guna melihat laporan santri itu sendiri. Data laporan yang ditampilkan meliputi, data santri, data akademik, data keuangan, dan nilai.

Sistem Pelaporan

Salah satu fitur penunjang namun tidak kalah pentingnya adalah pelaporan. Di SIMATREN, pelaporan dibagi menjadi beberapa kategori, yaitu

• Pelaporan Data Santri. 
• Pelaporan Data Alumni
• Pelaporan Data Tunggakan
• Pelaporan Data Deposit
• Pelaporan Data Tabungan
• Pelaporan Data Kas

Fitur Penunjang

• QRCode , merupakan fitur penunjang namun tidak kalah pentingnya. Dengan teknologi QRCode ini, bisa memudahkan santri untuk melihat profilnya, tanpa harus login. Sebab cukup dengan mengarahkan QRCode yang berada di kartu santri.

Fitur-fitur diatas tentunya banyak dibutuhkan oleh Pondok Pesantren, terlebih saat ini banyak pesantren yang belum memiliki data secara lengkap dan detail.

Kedepan, SIMATREN akan terus dikembangkan dan disempurkan, akan ada fitur yang terintegrasi dengan Perpustakaan, Unit Usaha dan Koperasi Pondok Pesantren.

Maksudnya, nantinya para pengelola perpusatakaan Pondok Pesantren dapat melakukan katalogisasi buku melalui aplikasi SIMATREN, dan bisa melakukan pendataan peminjaman dengan mudah melalui kartu santri.

Serta dapat pula terintegrasi dengan unit usaha atau koperasi pesantren. Artinya, nanti santri bisa bertransaksi jual beli produk di koperasi pesantren hanya dengan kartu santri.

Saat ini, salah satu pesantren yang telah menggunakan SIMATREN adalah Pondok Pesantren Raudlatul Ulum 1 Ganjaran Gondanglegi Malang.

Kini pengurus pesantren bagian administrasi dan keuangan sudah tidak perlu lagi susah-susah dalam pendataan santri.

Bahkan wali santri dapat dengan mudah mengakses pelaporan putra-putrinya dengan menggunakan samrtphone, dan mengaksesnya dari jauh.

Berbagi :